5 tips om een realistische to-do lijst voor je werkdag te maken

Je bent zo druk dat je tijdens het werken regelmatig dingen vergeet en bent met van alles bezig maar niets komt af. Langzaam voel je de grip op wat je moet doen verdwijnen! Tijd voor orde in de chaos. Tijd voor papier! Maar voordat je je taken op een takenlijst gaat zetten, zijn er een paar tips die ik je nog wil meegeven:

TIP 1: GA EVEN RUSTIG ZITTEN


Neem de tijd om een takenlijst voor je werkdag te maken op basis van je maand/weekplanning. Door hier echt voor te gaan zitten creëer je rust en overzicht. Als je takenlijst gemaakt is kijk je waarschijnlijk minder tegen de week op.

TIP 2: NEEM DE RUIMTE


Doe jezelf gewoon een lol en voorkom teleurstellingen die jij zelf creëert. Je krijgt een meer voldaan gevoel als je de gestelde doelen haalt. Werk kan altijd tegenvallen, social media en dingen opzoeken op internet kost altijd meer tijd. Dus plan ruim in!

TIP 3: REKEN OP ONDERBREKINGEN


Naast ruim inplannen van daadwerkelijke werkzaamheden heb je ook te maken met onverwachte onderbrekingen. De telefoon gaat, iemand loopt je kantoor binnen met een vraag, allemaal onverwachte zaken waar je in de loop van een werkdag mee te maken krijgt. Probeer dit zoveel mogelijk te sturen door aan te geven wanneer je tijd hebt voor een gesprek of het beste bereikbaar bent. Voor echt onverwachte zaken zal je in ieder geval ook tijd moeten reserveren. 

TIP 4: BUNDEL JE TAKEN


Bundel je taken! Onderbreek jezelf niet door mails te gaan lezen of social media te gaan scannen. Dat zijn ook taken die je aan je lijst moet toevoegen. Zorg ook dat als je in een bepaalde flow zit zoveel mogelijk gelijksoortige taken achter elkaar te doen. Daar bespaar je tijd mee. 

TIP 5: DEEL HOOFDTAKEN IN KLEINE STUKJES


Deel een hoofdtaak in kleine stukjes. Maak er duidelijke kleine, actie-gerichte, taken van.

GOUDEN TIP:

Deel je taken op in blokken van 30 minuten. Pas hierbij in ieder geval de 5/25 regel toe! Dat wil zeggen bij inplannen de verhouding 5 minuten vrij voor onverwachte zaken en uitloop als je 25 minuten voor werkzaamheden reserveert. Vergeet ook niet een koffie of frisse lucht pauze in je to-do op te nemen.
Mocht je nieuwe taken krijgen waarvan je niet weet hoe lang je er precies mee bezig bent? Plan het de eerste keer te ruim in en houd bij hoelang je met de nieuwe taken bezig bent en meet bewust de tijd. Zo kun je bij terugkerende taken een volgende keer beter inschatten wat je moet inplannen.
Succes met je realistische to-do lijst!

Op zoek naar een handige tool voor het maken van je week-/dagindeling? Kijk op paper-time.nl voor de handige en mooie Paper Time werkplanner. Ook zijn er handige navullingen beschikbaar zoals projectplanningvellen die je gemakkelijk aan je planner kunt toevoegen.