Paper Time podcast - Weekplanning

Aflevering 7 Start de weekplanning
 

Ik merk de laatste tijd dat ik steeds meer grip op mijn werkweek krijg. Dit komt bij mij door keuzes te maken, bewust nee (en natuurlijk ook ja) te zeggen en door bezig te zijn met wat IK graag doe. Door aandacht te kunnen geven aan wat ik waardevol vind, lijkt dat juist te groeien en beter te gaan. Een goede basisplanning zorg bij mij voor focus. Ik laat me niet meer zo gauw afleiden door nog meer leuke ideeën. Het werkt misschien voor jou ook goed om op deze manier een goede basisplanning te krijgen, als dat blijkt te werken voor jou zul je zien dat dan het moment aanbreekt om te gaan kijken wat onze EXTRA plannen en doelen zijn. En dit dan opnemen in onze basisplanning. Zo komen we steeds dichter bij wat we graag willen bereiken, of in ieder geval komen we in een minder stressvolle situatie dan voorheen, doordat we grip op onze werkdag hebben.

Ik kijk nog even terug naar wat we tot nu toe hebben gedaan:

 1.  Eerst zijn we gaan terugkijken met de printable met het stoplicht (aflevering #003); waar wil je mee stoppen en wat wil je juist voortzetten of meer aandacht aan geven.
2.  Toen kwam stap twee. Het analyseren van al jouw taken. Via een uitgebreide braindump van al jouw taken hebben we ze uit jouw hoofd op papier gekregen (aflevering #004) en dat schept al ruimte! Maar staat dus helemaal vol met allerlei taken.
3.  Bij stap drie hebben we op deze vraag op die takenlijst losgelaten:
MOET OF WIL IK MET DEZE TAAK IETS DOEN? Dat was aflevering #005
Dus: Moet je het wel zelf doen? Brengt het je dichter bij je doelen? Kun je het skippen of delegeren?
-Sommige taken kun je dan skippen of delegeren.
-Brengt deze taak je WEL dichter bij je doelen? Dan deel je deze in als project, losse taak of vaste taak.
- Vervolgens markeer je ze als 2 minuten taak (of 10 min taak, wat jouw voorkeur heeft) en de rest van de taken ga je een categorie toekennen: – spoed, komende week of binnen 3 maanden- en je markeert ze met een eigen kleur. 
4.  Aflevering #006 bevat uitleg en printable van de vaste takenlijst. Op die lijst sta jij bovenaan!
5.  En dan is het nu tijd om alles erbij te pakken: je vaste takenlijst, je uitgewerkte braindumplijst en dan gaan we nu jouw week inplannen.

Weekplanning

Het is heel fijn om een vast moment in de week te blokken waarin jij je weekplanning helemaal gaat voorbereiden en vaststellen. Zorg dat je dit op een fijne, inspirerende plek doet, je lekker zit en er echt jouw moment van maakt. Neem dit ook op in je vaste planning. Dus plan jouw planmomenten. Ook de dagelijkse planmomenten moeten op jouw vaste takenlijst staan, zodat iedere keer als je met je planning bezig gaat dit moment weer ingedeeld wordt.

Als uitgangspunt voor jouw planning neem ik even de werkplanner indeling van Paper Time als voorbeeld. Je hoeft natuurlijk geen werkplanner te hebben, bij een gewone agenda heb je dan wel even bij iedere week ruimte nodig voor de actielijst notities. Zit die ruimte niet in de agenda dan kun je hier een apart schriftje voor nemen en de indeling van het notitiegedeelte van de printable overschrijven. De werkplanner is natuurlijk het meest ideaal ;-)

Stap 1:

We gaan nu voor het eerst de week inplannen. Een goed moment is de zondagavond of maandagmorgen. Maar misschien past een ander moment jou beter. Natuurlijk heb jij al afspraken (in je mobiel of outlook) staan, dus daar ga je eerst naar kijken. Zet deze als eerste in je papieren planning. Is het allemaal nog relevant? Moeten ze echt doorgaan? Vergeet ook niet je voorbereidings- en uitwerktijd op te nemen in je planning. Misschien heb je reistijd?

Stap 2:

Daarna pak je je vaste takenlijst erbij. Als je naar aflevering 6 geluisterd hebt weet je dat deze lijst bij JOU begint. Jij staat centraal en dit zorgt voor focus. Laad op tijd op en je dagen zullen veel bewuster verlopen. Laat niet alles en iedereen voorgaan, dat zorgt voor stress als je dit toelaat in je planning. Dus eerst invullen wat voor jou belangrijk is! Dan de vaste taken: wat moet iedere dag, iedere week, iedere twee weken, iedere maand, ieder kwartaal…

Stap 3:

De week is nu al aardig gevuld. Nu komen de projecten en losse acties aan de beurt. Pak nu je uitgewerkte braindumplijst waar jouw projecten op staan er maar bij; per project heb je aangegeven welke acties er nodig zijn om een specifiek doel te bereiken. 
Begin met het noteren van 3 focusprojecten voor de hele week. Dus 3 projectnamen die voor deze week belangrijk zijn. 
Aan welke projecten moet jij deze week werken? Je kunt aan de kleuren achter de acties op je uitgewerkte braindumplijst zien of het in deze weekplanning opgenomen moet worden. Hier vertelde ik meer over in aflevering #005

Mooi! Dit staat nu in je overzicht:

In de agenda-vakken je afspraken en de momenten en acties die om jou draaien en nodig zijn om jou blij en energiek te houden. 
3 hoofd-focuspunten voor de week met de belangrijkste projecten waar je in ieder geval aan wil werken.
Zet ook per dag 3 specifieke focuspunten voor die dag. Dit meestal deelacties van de hoofd-focuspunten.

Stap 4:

Ook de rest van je Master-actielijst met losse taken die geen onderdeel zijn van een project maar erbij komen kun je beoordelen op urgentie. Moeten ze op jouw weekplanning van komende week komen? Zet ze dan op de algemene to-do lijst ruimte van deze week. Zorg dat je actiegericht en duidelijk opschrijft wat je moet doen. Dagelijks “pakken” we hier taken van op. Hier kom ik op terug als we bezig gaan met de dagplanning in de volgende aflevering.

De basis van jouw week staat! Bij de volgende aflevering gaan we verder met de dagplanning. Op naar een mooie stabiele week. Nog even en we kunnen jouw doelen gaan toevoegen.
Tot de volgende keer!

Heb je vragen, mail gerust naar info@paper-time.nl 
    03-11-2021 12:52     Reacties ( 0 )
Reacties (0)

Geen reacties gevonden.