Paper Time podcast - Braindump

De oplossing om toe te komen aan jouw plannen: jouw werkweek en -dag op orde krijgen! 


#004 - Time management is zorgen dat je méér gedaan krijgt in de tijd die je hebt zodat je je beter gaat voelen in waar je mee bezig bent. Je hebt grip op je dagelijkse werkdag, energie om extra stappen te zetten en voelt je prettiger in de keuzes die je maakt. We gaan beginnen. Eerst inzoomen op jouw werkweek en -dag! Later gaan we pas aan de slag met de doelen.

Kernwoorden zijn; RUST EN REGELMAAT! En zo is het; hoe meer houvast en routine je hebt, hoe meer ruimte je krijgt om na te denken, plannen uit te werken en richting te geven aan jouw speerpunten.

Hoe je dit creëert? Je weet dus al wat je struikelblokken zijn, want die heb je in de vorige aflevering al onderzocht. Houd hier rekening mee als je je planning gaat maken.
----
Nadat je hebt gekeken wat goed en niet goed ging door het bekijken van je agenda van afgelopen weken ga je een GEDACHTENDUMP van je activiteiten maken. Hier nemen we nog NIET de grotere doelen op, dat komt later, eerst nu even de basis voor jouw komende werkweek en -dag. Alles begint dus met de braindump.

HOE GA JE DE BRAINDUMP MAKEN VAN AL JE ACTIVITEITEN?
Stap 1. Pak een notitieboek of een vel papier 
Zo, nu gaan we echt aan het werk. Hier moet je even echt voor gaan zitten, maar het is wel echt nodig om goed van start te gaan.
Dit is de eerste stap naar echt overzicht. Het is wel even een werk, ik zou voor de eerste keer zeker even ruim te tijd nemen, zeker 2 uur, omdat je eerst alles moet gaan verzamelen. Vanaf dat je dat hebt gedaan ga je je je braindump bijhouden, en hoef je het niet overal vandaan te plukken als het goed is.
Maar als dit de eerste keer is dat je dit doet, neem dan even nog wat extra tijd hiervoor.

Wat je nu gaat doen is het echt creëren van overzicht. Door dit de doen haal je alles uit je hoofd en zet het op papier. Dat hoofd is vol en moet leeg. Dit is op zich echt wel een simpele manier om dit aan te pakken.
Als je dit hebt gedaan weet je in ieder geval wat er op je schouders rust. Als je het ziet zal je begrijpen hoe je aan dat volle gevoel in je hoofd kwam, want er zit veeeel in dat hoofd. Tijd om ruimte te creëren! Even doorbijten maar gewoon gaan doen!

We beginnen nu met stap 2: gewoon alles opschrijven wat jouw aandacht nodig heeft. Gewoon allemaal achter elkaar opschrijven. 
Denk hierbij aan:
•    Projecten: lopende projecten, projecten die zijn blijven liggen, projecten die nog moeten beginnen; 
•    Toezeggingen die je hebt gedaan aan klanten, collega’s en bedrijven waar je voor of mee werkt;
•    Alle communicatie die van jou wordt verwacht: 
- Waar moet jij op reageren (mailtjes, telefoontjes, voicemailberichten, brieven en memo’s)
- Wat moet jij nog allemaal schrijven (aantekeningen die je moet uitwerken, rapporten, verslagen, voorstellen, offertes, redactie..)
•    Wat moet je allemaal nog doorlezen;
•    Wat moet je nog doen voor je financiële administratie, maar ook algemene administratie;
•    Wat moet je allemaal nog plannen en organiseren;
•    Wat moet je nog doen voor klanten/extern
•    Wat moet je doen aan opleiding, wat moet je nog uitzoeken hoe het werkt of welke tutorials wil je nog volgen;
•    Wat moet je je nog onderzoeken;
•    Op welke reacties wacht je nog;
•    Zijn er nog speciale gebeurtenissen waar je iets voor moet doen 
(enk aan een evenement, een vergadering..):
•    Wat moet ingekocht, heb je nodig voor op kantoor enz.:
•    Als je dit gedaan hebt kijk je nog even goed rond op je werkplek:
wat ligt er nog aan briefjes, bonnen die verwerkt moeten worden, aantekeningen die je nog moet uitwerken, wat staat er her en der op briefjes en bloknotes… Allemaal ook op de lijst!

En dan heb je een lijst met VEEL…
Zat dus allemaal in je hoofd he? Dat hoeft nu dus lekker niet meer.
Geen paniek! In de volgende aflevering vertel ik hoe we lekker gaan schrappen, strepen en delegeren… dus de mist zal opstijgen en krijg je inzicht in waar je prioriteiten liggen. Dit gaat jou echt helpen rigoureus af te rekenen met taken die NIET jouw tijd en aandacht verdienen. Die ga je delegeren naar anderen of lekker helemaal schrappen (dat kan enorm opluchten!)

 
    28-07-2021 21:50     Reacties ( 0 )
Reacties (0)

Geen reacties gevonden.